Outlook 郵件 vs Gmail：哪個更適合你的工作流程，並如何透過自動化提升效能？
電子郵件的大分歧：Outlook vs. Gmail 介紹
在現今的數位時代，電子郵件已成為人們日常生活、工作中不可或缺的溝通工具。然而，面對眾多的電子郵件平台，要做出正確的選擇卻並非易事。其中，Microsoft Outlook 與 Gmail 無疑是兩大主流平台，許多人在「Outlook vs Gmail」之間猶豫不決。
Microsoft Outlook，作為 Microsoft 365 套件的重要一員，長期以來在商務領域擁有強大的影響力。而 Gmail，憑藉著 Google 的技術實力與創新思維，深受廣大個人用戶以及中小企業的喜愛。
接下來，讓我們深入比較這兩大平台，看看究竟「Gmail or Outlook」更適合你。
:::: key-takeaways ::::
- Outlook 與 Gmail 是電子郵件領域的兩大主流平台，各有其獨特的功能與適用場景。
- 兩者在使用者介面、組織與搜尋功能、整合能力及高級功能等方面存在差異。
- 除了選擇合適的平台，透過自動化可進一步提升電子郵件的工作效率。 ::::
功能對決：每個平台提供了什麼
Outlook 的優勢與功能
Outlook 的使用者介面設計注重專業性與功能性，對於習慣 Microsoft 生態系統的用戶來說，上手難度較低。其桌面應用程式功能強大，提供了豐富的操作選項，適合需要經常在桌面端處理大量郵件的用戶。
在組織與搜尋方面，Outlook 以傳統的資料夾系統為主，方便用戶按照自己的分類方式整理郵件。搜尋功能也相當強大，能快速定位到用戶所需的郵件。
Outlook 最大的優勢在於其與 Microsoft 365 的深度整合，例如 Word、Excel、PowerPoint 等辦公軟件，以及 OneDrive 雲端儲存空間。此外，Outlook 的行事曆與聯絡人功能也與整個 Microsoft 生態系統緊密結合，方便用戶安排會議、管理聯絡人資訊。https://outlook.live.com/
Outlook 還具備許多高級功能，像是排程郵件發送，用戶可以預先設定郵件的發送時間；郵件模板功能，能快速建立常用的郵件格式；讀取收據功能，讓發件人知道收件人是否已讀取郵件；在安全性方面，Outlook 提供了多層次的防護機制，保障郵件的安全。
Gmail 的優勢與功能
Gmail 的使用者介面則以簡潔、直觀著稱，強調使用者的操作便利性，尤其適合偏好簡單操作的用戶。其在網頁端的表現出色，無需下載額外的應用程式，就能在各種裝置上輕鬆使用。
Gmail 採用標籤（Labels）而非傳統的資料夾來組織郵件，搭配強大的搜尋演算法，能讓用戶快速找到所需郵件。此外，Gmail 的智慧分類功能，如將郵件自動分類為「主要」、「社交」、「促銷」等類別，幫助用戶更好地管理收件匣。
Gmail 與 Google Workspace 深度整合，包含 Google Docs、Sheets、Slides 等辦公工具，以及 Google Drive 雲端儲存。這使得團隊合作更加便捷，成員可以輕鬆共享文件、協同編輯。https://mail.google.com/
在高級功能方面，Gmail 的 Smart Reply 功能能根據郵件內容自動提供簡短的回覆建議，節省用戶回覆郵件的時間。同時，Gmail 也不斷強化其安全性，透過機器學習技術防範垃圾郵件與網路釣魚攻擊。
誰勝出？每個平台的理想使用場景
從上述功能比較來看，如果是企業用戶，尤其是重度依賴 Microsoft 365 套件的團隊，Outlook 無疑是更好的選擇。其強大的桌面應用程式、與 Microsoft 生態系統的深度整合，以及高度的安全性，能滿足企業在郵件溝通、文件處理、日程管理等多方面的需求。在「Gmail versus Outlook」的較量中，Outlook 在企業環境中更具優勢。
而對於雲端優先的用戶、小型企業，或是追求簡單操作的個人用戶，Gmail 則是不二之選。其簡潔的介面、強大的網頁端功能，以及與 Google Workspace 的整合，能提供高效且便捷的郵件使用體驗。
超越收件匣：透過自動化提升你的電子郵件工作流程
選擇合適的電子郵件平台固然重要，但真正的效能提升在於將電子郵件相關任務自動化。不論你選擇的是 Outlook 還是 Gmail，都可以透過整合自動化工作流程，進一步提升工作效率。
將電子郵件與日常工作流程相整合，能帶來諸多好處。例如自動化的電子郵件提醒，能幫助你不會錯過重要的郵件或事項；智能的電子郵件資訊整合，可將郵件中的重要資訊提取並整合到其他工具中，如 CRM 系統或任務管理工具；還能根據郵件內容自動做出回應，或是直接從郵件創建任務等。
Bika.ai 就是這樣一個平台，它能將你的電子郵件服務與各種自動化流程相連接，幫助你實現更高層次的電子郵件生產力。
自動化你的工作流程：Bika.ai 顧客滿意表及分析模板的應用
以 Bika.ai 的「顧客滿意表及分析」模板為例，它提供了一個全面的系統，用於收集和分析客戶反饋，以提升產品和服務的滿意度。
模板概述
此模板包括一個結構化的反饋表格、分類見解以及一個統計儀表板，幫助團隊評估客戶情緒並優先考慮可操作的改進措施。
模板是如何工作的
- 反饋：反饋表 資料庫捕捉客戶輸入，包括滿意度評分、比較、原因、亮點以及用於將客戶分類為促進者或貶低者的公式。該資料庫是所有客戶反饋的核心。
- 主題/見解：主題/見解 資料庫將反饋整理成可操作的主題，分類為正面或負面，並將其與相關客戶關聯。團隊可以分配負責人、跟蹤解決狀態，並定義解決問題或利用優勢的行動。
- 反饋收集表：反饋表格 允許客戶輕鬆提交反饋，確保對滿意度指標、原因和附加評論的一致資料收集。
- 跟進人員：存儲跟進團隊成員的資訊和電子郵件地址，並在有新的用戶反饋時自動選擇一名跟進人員。
- 新反饋時分配跟進人員：新反饋時分配跟進人員 自動化將在提交新的用戶反饋表格時觸發，從跟進人員表中選擇一名成員，自動創建見解分析記錄，並發送電子郵件通知該成員跟進分析。
- 反饋與滿意度統計：反饋與滿意度統計 儀表板提供了客戶滿意度指標的可視化概述，包括反饋提交總數、產品和服務滿意度評分以及促進者/貶低者的分類。此資源幫助團隊快速評估客戶情緒。
使用步驟
- 添加跟進人團隊成員：進入跟進人員表，添加您的團隊成員，並錄入他們的郵箱，也可以根據需要添加更多的字段 。
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- 啟用自動化：進入新反饋時分配跟進人員 自動化，確保右上角開關是啟用的。模板已經設置好了基本的自動化流程配置，一般無需修改，可以根據需要更改郵件的標題和內容等。
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- 分享反饋表單：進入反饋表單 ，在右上角菜單中選擇分享和權限，打開分享配置。
![3_share form.png]()
將左下角的權限更改為「鏈接訪問者無需登錄即可匿名提交表單」，然後複製下方的鏈接，分享給用戶填寫即可。![4_share form2.png]()
- 跟進人進行分析：當用戶從反饋表單中提交反饋之後，跟進人會收到郵件，也可以進入主題/見解表中查看自己跟進的反饋，分析用戶的反饋和見解 。
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將左下角的權限更改為「鏈接訪問者無需登錄即可匿名提交表單」，然後複製下方的鏈接，分享給用戶填寫即可。
優勢
- 集中反饋管理：高效地在一個系統中收集和整理反饋。
- 可操作的見解：將客戶反饋與主題關聯，並定義明確的改進措施。
- 自動分配與提醒：自動分配並通過電子郵件提醒跟進人員。
- 可視化分析：通過統計儀表板快速概覽滿意度水平和趨勢。
- 以客戶為中心的方法：通過分類問題並分配解決負責人，及時應對反饋。
建議的使用場景
- 定期評估產品和服務的滿意度。
- 識別客戶反饋中的趨勢，指導未來策略。
- 向內部團隊或利益相關者報告客戶滿意度指標。
- 基於反饋主題和滿意度統計優先改進。
- 監控客戶體驗舉措的有效性。
- 分析促進者和貶低者的分布，衡量品牌忠誠度。
對於需要管理客戶反饋的用戶來說，不論是使用 Outlook 還是 Gmail，「顧客滿意表及分析」模板都能透過自動化流程，提升工作效率。例如，透過自動化的郵件提醒，讓跟進人員及時處理新的客戶反饋；將客戶反饋中的重要資訊整合到其他工具中，方便團隊成員查看與分析。
立即試用 顧客滿意表及分析 Template
結論：你的最終電子郵件與自動化設置
總之，最佳的電子郵件設置不僅涉及選擇正確的平台（Outlook 或 Gmail），還包括巧妙地運用自動化。Bika.ai 能將你的電子郵件管理轉變為高效的生產力引擎，無論你最終選擇哪個電子郵件平台，都能透過 Bika.ai 實現工作流程的自動化，提升個人與職業發展的效率。
鼓勵讀者探索 Bika.ai，為自己的工作流程找到合適的自動化方案，充分發揮電子郵件的最大效能。
常見問題
Q: Outlook 和 Gmail 哪個更安全？ A: Outlook 和 Gmail 都非常重視安全性。Outlook 提供多層次的防護機制，保障郵件安全；Gmail 則透過機器學習技術防範垃圾郵件與網路釣魚攻擊。整體而言，兩者在安全性上都有不錯的表現，用戶可根據自身需求和使用習慣選擇。
Q: Bika.ai 的「顧客滿意表及分析」模板可以自定義嗎？ A: 可以的。「顧客滿意表及分析」模板已經設置好了基本的自動化流程配置，一般無需修改，但用戶也可以根據自身需求，對郵件的標題和內容等進行更改，以更好地符合團隊的工作流程。
Q: 如何在 Outlook 或 Gmail 中使用 Bika.ai 進行自動化？ A: 首先，你需要註冊 Bika.ai 平台。然後，根據具體的需求，如使用「顧客滿意表及分析」模板，按照模板的使用步驟進行操作，包括添加跟進人員、啟用自動化、分享反饋表單等，即可將 Bika.ai 的自動化功能與 Outlook 或 Gmail 相整合。