AI行事曆不足以應付？排程助手與Bika.ai團隊任務分發和提醒自動化模板的較量

Bika

May 26, 2020

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專業人士的生產力挑戰與AI行事曆的崛起

身為專業人士，在面對複雜的行程安排與工作流程管理時，總是充滿挑戰。一般的數位行事曆，往往難以滿足需求。想像一下，每天要處理無數的會議、專案任務，還要協調團隊成員的工作進度，光是靠傳統的行事曆，很容易就會陷入混亂，導致工作效率低下，甚至錯過重要的截止日期。

AI技術的出現，為這一困境帶來了曙光。其中，「AI行事曆」的概念備受矚目。它不再只是簡單地記錄行程，而是能夠透過人工智慧，理解使用者的習慣、偏好，甚至是工作模式，自動化地安排行程，讓時間管理更加智能、高效。例如，它可以根據你的日常工作習慣，自動將相似的任務安排在相近的時間段，避免頻繁切換工作模式，提高專注力。

專用AI排程助手成為焦點

隨著對高效時間管理需求的增加，專用的AI排程工具應運而生。像是Motion（https://www.usemotion.com/）、Reclaim AI（https://reclaim.ai/）以及Scheduler AI（https://schedulerai.com/）等。這些工具被設計用來幫助使用者更精準地規劃時間，當人們搜尋「ai schedule maker」或想找到「best ai scheduling assistant」時，這些工具常常會出現在搜索結果中。

這些專用排程助手通常具備一些強大的功能。例如，它們可以整合多個行事曆，將來自不同平台的行程集中管理，讓使用者一目了然。同時，能夠根據使用者設定的優先級，自動安排任務和會議，避免時間衝突。有些工具還能分析使用者的工作模式，提供最佳的工作時間建議，幫助使用者在最有效率的時段處理重要任務。

超越排程：排程工具的局限

儘管專用的排程工具在時間管理上有出色的表現，但它們也存在一定的局限性。對於專業人士來說，工作往往不只是簡單的行程安排，還涉及到複雜的任務分配、進度追蹤以及數據工作流程。例如，在一個專案中，不僅要安排好每個階段的工作時間，還需要將任務精準地分配給合適的團隊成員，並及時提醒他們任務的進度和截止日期。而一般的排程工具，在處理這些複雜的任務自動化和數據工作流程時，往往力不從心。

積極主動的自動化：Bika.ai團隊任務分發和提醒自動化模板

Bika.ai提出了積極主動的自動化概念，為解決上述問題提供了更深入的方案。其中，「團隊任務分發和提醒自動化」模板（https://bika.ai/zh-TW/template/team-task-distribution-and-reminder-automation）更是這一概念的具體呈現。

為什麼要使用團隊任務分發和提醒自動化模板

此模板透過自動化工具和流程，能高效、準確地將任務分配給團隊成員，並及時提醒他們任務的進度和截止日期，大大提高團隊的工作效率和任務完成品質。例如，在一個行銷專案中，經理可以利用此模板，快速將文案撰寫、設計、推廣等任務分配給對應的團隊成員，並且成員們會按時收到任務進度和截止日期的提醒，確保專案順利推進。

模板的工作原理

自動化：每天定時將各項任務進度和當日到期任務以報告形式發送給任務執行人；當任務執行人不為空時，自動向對應成員發送通知。
任務創建表單：用於錄入新任務內容。
我的任務：是「成員任務表」的鏡像表，任務執行人可以透過該表查看自己負責的任務。
成員任務表：記錄任務負責人、相關節點情況以及最新的進展狀態。

使用步驟

安裝模板：將此模板安裝在您的空間中。
填寫內容：通過「任務創建表單」錄入新增任務內容，填寫表單必填項後即可提交至「成員任務」表中。在「成員任務」表中指派“任務執行人”。在「我的任務」鏡像表中查看屬於自己負責的任務。
配置自動化：轉到「任務自動派發」自動化編輯界面，您可以在此修改分配給指定的成員、小組或角色。轉到「任務自動提醒」自動化編輯界面，您可以在此修改收件人為指定的成員、小組或角色。
測試自動化：在自動化詳細信息頁面中，點擊“立即運行”按鈕手動運行自動化並檢查郵箱是否可以接收報告。
啟用自動化：在自動化詳細信息頁面中，點擊“啟用”按鈕啟動自動化；「任務自動派發」自動化將在“任務執行人”不為空時，將任務發送給指定的成員；「任務自動提醒」自動化則在每天上午9點運行，推送各項任務進度以及當天到期的任務報告。