解鎖高效數位生活：2025年「我的應用程式」管理、優化與自動化指南

Bika

June 26, 2025

3 min read

不斷擴展的數位工具包：理解2025年的「我的應用程式」

在2025年，我們大多數人都依賴於多樣化的數位工具包，也就是一組「我的應用程式」，它們為我們日常的工作和生活提供動力。從溝通到專案管理，從資料分析到創意工作，我們對這些個別應用程式的依賴程度極高。「我的應用程式」集合指的是我們個人數位生態系統，包含了各種不同功能的軟體，從手機上的行事曆、通訊軟體，到電腦上的專業設計工具、辦公軟體等等。

然而，管理這個不斷擴展的數位生態系統往往會導致碎片化、情境切換和生產力降低。例如，在工作中，我們可能需要在通訊軟體、專案管理工具、文件編輯軟體之間不斷切換，導致注意力分散；不同應用程式之間資料無法共享，形成資料孤島，增加了工作的難度。

:::: key-takeaways ::::

現代人高度依賴多種應用程式進行工作和生活。
「我的應用程式」指的是個人數位生態系統。
管理眾多應用程式常面臨碎片化、情境切換及資料孤島等挑戰。 ::::

「我的應用程式」的組織與優化策略

要讓混亂的應用程式環境變得井然有序，可採取以下實用建議：

分類：依據功能進行分組，像是將通訊類的LINE、Slack歸為一類；專案管理的Trello、Asana歸為一組；設計類的Adobe系列軟體歸在一起。這樣在需要使用時，能快速定位。
整合：審視自己的應用程式，找出功能重複的，選擇主要使用的工具。例如，若同時有好幾個筆記軟體，可評估哪個功能最符合需求，保留其一，刪除其他，避免資源浪費。
自訂：針對每個應用程式的設定和通知進行個人化調整。像是將不重要的通知關閉，避免干擾；調整應用程式的介面顯示，符合自己的使用習慣。
定期回顧：定期審查自己的應用程式使用情況，看看哪些很少用到，可考慮刪除，保持應用程式庫的精簡。

在優化所有「我的應用程式」，或稱「my apos」，以達到最佳效能時，一個組織良好的「我的應用程式」集合是提高生產力的基礎。 template-detail1.en

超越個別應用程式：整合與自動化的力量

在將應用程式組織好後，下一步是邁向動態整合。真正的生產力飛躍來自於讓「我的應用程式」彼此「溝通」。這時就需要工作流程自動化平台，例如Zapier（https://zapier.com/ ）、Make.com（https://www.make.com/ ）等，它們能連接不同的應用程式。

以Zapier為例，它可以設定當在Google表格新增一筆資料時，自動在Trello建立一張新卡片，實現資料同步；Make.com則能做到當收到特定郵件時，自動在專案管理工具中建立一項任務，達到跨應用程式通知。此外，像是Airtable（https://www.airtable.com/ ）這樣的工具，可作為資料中心，與其他應用程式整合，實現自動化報表、簡化任務管理等功能。 zapier-website airtable-website make-website

用Bika.ai自動化轉變「我的應用程式」

Bika.ai是一個直覺且強大的平台，可用於為「我的應用程式」建立自訂自動化流程。無論技術專長如何，使用者都能透過Bika.ai創建複雜的工作流程，連接自己喜愛的應用程式。Bika.ai打破了應用程式之間的孤島，創造無縫的操作。

無論是為商業還是個人用途管理「my apos」，Bika.ai都能簡化這個過程。它能讓不同應用程式之間的互動更加順暢，提升整體效率。 feature2-proactive-ai-automation

自動化「我的應用程式」：Bika.ai的「承包商/自由職業者管理」模板

「承包商/自由職業者管理」模板是Bika.ai如何自動化特定工作流程，涉及「我的應用程式」的具體範例。此模板專為企業、代理機構及自由職業者管理團隊設計，提供一站式承包商/自由職業者資訊管理與專案協作方案。

為什麼使用「承包商/自由職業者管理」？

簡化承包商招募流程：透過線上報名表單收集承包商資訊，系統化管理每位承包商的資質、技能和過往合作記錄，無需手動整理資料。
自動化審批與通知：一旦承包商提交申請，系統會自動提醒相關負責人審核，並在通過或拒絕後自動向承包商發送通知郵件，提高回應速度。
智能專案分配：審批通過的承包商可直接關聯到合適的專案，確保技能匹配，減少人工篩選時間。
高效資訊管理：所有承包商的合同、付款狀態、任務進展等關鍵資訊都集中存儲，方便隨時查閱，避免資訊散亂。
提升協作透明度：管理團隊可在模板內查看承包商狀態、當前專案分配情況及關鍵數據分析，確保所有人對合作進展一目了然。

此模板適用於需要長期管理外包人員的企業、自由職業者平台或代理機構，幫助團隊減少手動管理成本，提升承包商的篩選、分配和溝通效率。

模板如何工作

項目：記錄項目詳情和關聯的承包商資訊。可自定義新欄位補充項目所需的資訊。
承包商：記錄承包商的詳細資訊，包括聯繫方式、專業領域和履歷等等。
立即提交申請：對外開放的表單，外部人員透過表單提交承包商資訊。
自動化郵件通知：
- 承包商提交申請提醒：外部人員提交表單後，自動發送一封提醒郵件給團隊。
- 申請通過通知：團隊人員通過申請後，自動發送通過申請通知郵件給承包商。
- 申請拒絕通知：團隊人員拒絕申請後，自動發送拒絕申請通知郵件給承包商。

使用步驟

創建項目並填寫項目情況：在「項目」表中添加新項目，補充項目描述和類型，您也可根據需要自定義新欄位補充更多項目資訊。
對外發布承包商提交申請表單：
- 開啟「立即提交申請」表單的分享權限，複製鏈接給外部人員填寫申請表單。
- 在「承包商提交申請提醒」的發送郵件執行器中的收件人處，填寫您的團隊郵箱，並啟用自動化。您還可以設置用於接收回復的郵箱地址，方便承包商直接通過回復郵件與您取得聯繫。外部人員可以在此表單填寫個人詳細資訊，包括聯繫方式、專業領域和履歷等等。表單提交後，團隊將收到自動化郵件提醒。
更新申請結果，發送郵件通知：
- 開啟「申請通過通知」、「申請拒絕通知」兩個自動化。
- 在面試或個人評估後，進入「承包商」表更新承包商的批准狀態。當申請結果通過時，承包商收到提醒郵件，郵件內會展示項目詳情等資訊給承包商；當申請結果被拒時，承包商收到提醒郵件，被告知審核不通過結果。